Walidacja danych


W Excelu możesz sprawić aby w wybranych komórkach użytkownik nie miał możliwości wpisywania dowolnego rodzaju danych, a jedynie ściśle przez Ciebie określony typ. Jednym z przykładów może być sytuacja, kiedy użytkownik ma podać swój wiek. W tym przypadku możesz wymagać podania tylko wartości całkowitej, która dodatkowo mieści się w przedziale np. 18-67 lat.

Aby użyć tego narzędzia, najpierw zaznacz komórkę lub grupę  komórek, a następnie wybierz DANE >> Narzędzia danych >> Poprawność danych.

Po wykonaniu tej akcji pojawi się okno z trzema zakładkami:

Rys. 1. - Sprawdzanie poprawności danych.

 

Ustawienia

Możesz tu podać typ danych jaki chcesz aby dana komórka przyjmowała oraz przedział w jakim te dane będą się znajdowały. 

Typy danych jakie możesz tutaj wstawić to:

 

Pełna liczba 

Są to liczby nie zawierające ułamków, np. (-12, 0, 4, itd.)

 

Dziesiętne

Liczby te mogą być również ułamkami, np. (-1,2; 1; 5; 4,6 itd.)

 

Lista

Dzięki temu typowi walidacji masz możliwość wyboru z rozwijanego menu jednej z kilku pozycji.

Rys. 2. - Lista.

 

Jeżeli w oknie Sprawdzanie poprawności danych wybierzesz listę, to następnie pojawi się pole źródło. Możesz tu wpisać elementy, które będą oddzielone średnikiem, np. „jeden;dwa;trzy” lub zaznaczyć na arkuszu komórki, które mają wchodzić w skład listy.

Rys. 3. - Zaznaczanie zakresu.

 

Data

Możesz tu podać datę i czas. Np. („14 marzec”, „2013-03-14”, „14”). 

UWAGA

Jeśli podasz datę bez roku, np. „13 marzec”, to Excel potraktuje ten  zapis jak „13 marzec 2014” (aktualny rok). Jeżeli wpiszesz sam dzień, np. „14”, to wydawać by się mogło, że chodzi o dzień w aktualnym miesiącu i aktualnym roku. Jednak w tym wypadku zostanie to potraktowane jako „14 styczeń 1900”. Dzieję się tak ponieważ zapis „13 marzec” został potraktowany jako data, natomiast „14” jako liczba. Więcej o datach dowiesz się w kolejnych lekcjach.

 

Godzina

Podaje się tutaj godziny. Jedne z możliwych zapisów to na przykład („12:00”, „13:14:50”)

WSKAZÓWKA

Jeśli chcesz zobaczyć w jakich formatach możesz wstawiać dane, kliknij prawym przyciskiem myszy na dowolnej komórce i wybierz „Formatuj komórki…”. Po lewej stronie możesz wybrać typ jaki Cię interesuje, a po prawej zostaną wyświetlone dostępne formaty zapisu.

 

Długość Tekstu

Możesz tutaj podać ilość znaków jakie dana komórka musi przyjąć. Może to być zarówno zwykły tekst jak i liczba. Więcej zamieszania może wystąpić w przypadku dat. Jeśli podasz datę „12 styczeń 1985”, (15 znaków) i zostanie ona sformatowana w komórce do zapisu „12-sty-85” (9 znaków). Jeżeli ustawisz maksymalną długość tekstu między 3 a 5 znaków to Excel mimo wszystko nie zwróci błędu. Dzieje się tak ponieważ data jest zapisywana w Excelu w postaci liczby, a następnie formatowana na datę. Jeśli chcesz zobaczyć jaka to liczba wystarczy, że klikniesz komórkę prawym przyciskiem myszy i wybierzesz opcję Formatuj komórki…. Teraz kliknij kategorię liczbowe i wciśnij OK. Jak się okazało Jest liczba 31059, która składa się z 5 znaków, a więc mieści się w podanym zakresie.

 

Niestandardowe

Walidacja niestandardowa jest bardziej skomplikowana od innych rodzajów walidacji. Możesz tutaj wstawić formułę o specyficznych, ściśle określonych parametrach.

 

Na samym dole okna znajduje się checkbox zastosuj te zmiany we wszystkich komórkach z tymi samymi ustawieniami.  Oznacza to, że jeżeli klikniesz na daną komórkę i wybierzesz tę opcję, to Excel sprawdzi czy na danym arkuszu (nie skoroszycie) występują inne komórki o takich samych parametrach walidacji, jeżeli tak to wszystkie te komórki zostaną zaznaczone. 

 

Komunikat wejściowy

Możesz tutaj ustawić, aby przy walidowanych komórkach pojawiała się wiadomość pop-up z tematem i treścią wiadomości.

 

Alert o błędzie

W tej karcie masz dostępne trzy opcje wyboru:

 

Zatrzymaj

Excel wyświetla komunikat o błędzie wraz z przyciskiem Ponów próbę oraz Anuluj. Jeżeli wybierzesz przycisk Ponów próbę to dostaniesz szansę na ponowne wpisanie wartości. W przypadku wyboru przycisku Anuluj wartość zostanie przywrócona do wartości, która była wpisana wcześniej.

 

Ostrzeżenie

W tym wypadku masz możliwość kliknięcia przycisku Tak, dzięki któremu możesz wstawić wartość nie spełniającą kryteriów. Jeśli klikniesz przycisk Nie to będziesz mógł poprawić tę wartość.

 

Informacje

W tym wypadku możesz potwierdzić lub anulować zmianę.

UWAGA

Excel zaczyna sprawdzać wartości wyłącznie po tym jak zastosowałeś regułę sprawdzania poprawności. Jeśli zastosowałeś ją do komórek które zawierają już wartość, to Excel nie będzie narzekał nawet jeżeli ta wartość jest niezgodna z tą regułą.

 

Usuwanie walidacji

Jeżeli chcesz usunąć walidację z komórek, to najpierw je zaznacz, a następnie kliknij przycisk usuń wszystko, znajdujący się w lewym dolnym rogu zakładki Ustawienia. Na końcu potwierdź przyciskiem OK.