Tabele Przestawne


Osoby uczące się Excela często unikają tabel przestawnych, ponieważ na pierwszy rzut oka może się wydawać, że są one dość skomplikowane. W rzeczywistości obsługę tabel przestawnych można opanować bardzo szybko. A kiedy nauczysz się jak z nich korzystać, możesz zaoszczędzić sporo czasu podczas swojej pracy z Excelem.

Oczywiście wszystko co możesz zrobić dzięki tabelom przestawnym, możesz osiągnąć również bez nich, poprzez kopiowanie, wklejanie, tworzenie formuł, itd. Lecz wszystkie te działania mogą okazać się bardzo pracochłonne. Poza tym w chwili, w której będziesz chciał dokonać pewnej zmiany cały proces będziesz musiał przechodzić jeszcze raz.

Spójrz na poniższy przykład przedstawiający tabelę przestawną. Pokazuje podsumowanie tego, ile produktów zostało sprzedanych przez każdą z poniższych osób w latach 2013 i 2014.

 

Jest to jedna z wielu możliwych kombinacji. Przejdź do następnej lekcji, aby zobaczyć jak tworzy się tabele przestawne.

Tworzenie tabel przestawnych

Tabele przestawne są najbardziej przydatne gdy mamy do czynienia z dużą ilością danych. Jednak aby pokazać Ci jak z nich korzystać użyję prostego przykładu. 

Dane w poniższej tabeli są danymi, które zostały użyte do stworzenia tabeli przestawnej z poprzedniej lekcji.

 

W powyższym przykładzie znajduje się lista osób oraz produkty, które zostały przez nie sprzedane. Pozostałe kolumny zawierają: typ produktu, miesiąc i rok, w którym zostały sprzedane oraz liczbę sprzedanych jednostek.

 

Tworzenie Tabeli Przestawnej

Aby stworzyć tabelę przestawną, kliknij jedną z komórek znajdujących się w tabeli. Następnie przejdź do WSTAWIANIE >> Tabele >> Tabela przestawna.

Pojawi się nowe okno.

 

 Excel automatycznie zaznaczył wszystkie komórki z tabeli. Jeśli przed pojawieniem się okna Tworzenie tabeli przestawnej nie zaznaczyłeś komórki znajdującej się wewnątrz tabeli, ale kliknąłeś dowolną znajdującą się poza nią, teraz możesz zaznaczyć odpowiedni zakres. Umieść kursor wewnątrz pola tekstowego Tabela/Zakres, a następnie zaznacz odpowiednie komórki.

 

UWAGA

Jeśli wybrałeś zakres zanim kliknąłeś przycisk wstawiania tabeli przestawnej, Excel domyślnie zaznaczy opcję: Nowy arkusz. Lecz jeśli zaznaczyłeś zakres po pojawieniu się okna do wstawiania tabeli przestawnej to Excel wstawi tabelę do istniejącego już arkusza. Oczywiście możesz to zmienić, ale pamiętaj o tym przed kliknięciem klawisza OK.

 

Dodawanie elementów do Tabeli Przestawnej

Poniższy obrazek przedstawia tabelę przestawną, która nie posiada jeszcze żadnych danych.

 

Kliknij na nią, aby otworzyć Pola tabeli przestawnej. Następnie dodaj elementy, tak jak na poniższym obrazku.

 

Zmiana rozmieszczenia elementów

Przeciągnij elementy tabeli, tak jak zostało to przedstawione na poniższym rysunku.

 

Da nam to następujący rezultat.

 

W następnej lekcji dowiesz się jak rozmieścić elementy, aby uzyskać pożądany efekt.

Zmiana układu Tabeli Przestawnej

Dzięki użyciu tabel przestawnych możesz szybko stworzyć tabelę podsumowującą. Poza tym tabele przestawne mają inna wielką zaletę- są bardzo elastyczne. 

Układ tabeli możesz zmienić poprzez przemieszczanie i usuwanie jej elementów, tak długo aż uzyskasz pożądany efekt.

 

Przykład 1:

Użyjmy przykładu z poprzedniej lekcji aby zobaczyć jak możesz zmienić układ poszczególnych elementów.

 

Zamień pozycję Produkt ze Sprzedawcą. Twój układ powinien wyglądać następująco:

 

Oto tabela, która zostanie wygenerowana po zastosowaniu powyższych zmian:

 

Przykład 2:

Jeśli zamienisz produkt z rokiem, tabela przestawna będzie wyglądała następująco:

 

Ponieważ Produkt znajduje się nad Rokiem, dlatego staje się główną kategorią. Poeksperymentuj z innym ułożeniem aby odkryć te które jest dla Ciebie w danej chwili najlepsze.

 

Usuwanie elementów z Tabeli Przestawnej

Możesz usuwać elementy z tabeli przestawnej na dwa różne sposoby.

  1. Poprzez odznaczanie elementów w polach tabeli przestawnej. Kiedy to zrobisz, tabela przestawna automatycznie się dostosuje do nowego układu.

  1. Druga metoda polega na kliknięciu elementu, a następnie wybraniu z menu kontekstowego pozycji Usuń pole.

 

Formatowanie Tabel Przestawnych

Kiedy musisz przedstawić swoje dane w sposób graficzny, możesz użyć tabeli przestawnych, ponieważ bardzo dobrze nadają się do tego zadania. Lecz zanim to zrobisz dobrze było by zastosować odpowiednie formatowanie. Istnieje kilka sposobów aby tego dokonać.

 

Style

Pierwszą opcją są style. Aby ich użyć, musisz przejść do NARZĘDZIA TABEL PRZESTAWNYCH >> Projektowanie >> Style tabeli przestawnej, a następnie wybrać dowolny styl z listy.

 

Kliknij przycisk Więcej aby rozwinąć listę z dodatkowymi stylami. Znajdziesz tutaj trzy kategorie:

  • Jasny
  • Średni
  • Ciemny

Oto jeden z ciemnych stylów zastosowanych do tabeli:

 

Cieniowanie naprzemienne

Cieniowanie naprzemienne wierszy lub kolumn polega na zastosowaniu różnych kolorów (z reguły odcieni tego samego koloru) do parzystych i nieparzystych wierszy/kolumn. Dzięki temu łatwiej jest odróżnić poszczególne elementy w tabeli przestawnej, zwłaszcza jeżeli znajduje się w niej duża ilość danych.

Cieniowanie naprzemienne możesz znaleźć w NARZĘDZIA TABEL PRZESTAWNYCH >> Projektowanie >> Opcje stylu tabeli przestawnej >> Wiersze naprz..

Poniżej znajduje się przykład z zużyciem tego typu cieniowania.

 

Układ

Kiedy pracujesz z tabelami przestawnymi w Excelu 2013, możesz wybrać jeden z dostępnych układów, który najbardziej pasuje do danej tabeli.

Aby go zastosować, kliknij dowolną komórkę wewnątrz tabeli, a następnie przejdź do NARZĘDZIA TABEL PRZESTAWNYCH >> Projektowanie >> Układ >> Układ raportu. Pojawi się następujące menu:

 

Dane w tabeli przestawnej są domyślnie wyświetlane w formie kompaktowej. Wybierz Pokaż w formie konspektu, aby każdy element tabeli znajdował się w komórce o takiej samej szerokości. Przez to szerokość całej tabeli przestawnej będzie większa. 

Wybierz Pokaż w formie tabelarycznej aby otrzymać siatkę oddzielającą od siebie każdy element.

Opcja Powtórz wszystkie etykiety elementów, w naszym przypadku umieści dodatkowe lata w każdej komórce w danej kolumnie.

 

UWAGA

Nie możesz dodać dodatkowych etykiet jeżeli Twoja tabela jest w formie kompaktowej.

Polecane Tabele Przestawne

Kiedy tworzysz tabelę przestawną, pojawia się pole z możliwością dodania elementów, które mają pojawić się w tabeli.

Jeśli chcesz aby Excel podsunął Ci pewne propozycje, możesz użyć nowej opcji zwanej Polecane tabele przestawne. Zawiera ona listę tabel, które Excel uważa za te, które najbardziej nadają się do danego zestawu danych.

Aby stworzyć taką tabelę, najpierw kliknij dowolną komórkę znajdującą się w Twojej tabeli.

 

Po tym jak wybierzesz WSTAWIANIE >> Tabele >> Polecane tabele przestawne, pojawi się nowe okno:

 

Pierwsza pozycja którą Excel przedstawił (Liczba z Sprzedaż według Typ) nie jest tą której szukamy, ponieważ nie chcemy aby sprzedaż była zliczona, tylko zsumowana. Wybieramy drugą pozycję o nazwie Suma z Sprzedaż według Typ.

Jeśli interesuje Cię inna konfiguracja, wybierz inną opcję. Jeśli żadna z nich nie spełnia Twoich oczekiwań, możesz wybrać tę która jest im najbliższa a następnie ją zmodyfikować.

Sumy częściowe i końcowe

Podczas tej lekcji dowiesz się do czego służą oraz jak używać sum częściowych i sum końcowych.

Spójrz na poniższy przykład:

 

Sumy częściowe zostały zaznaczone na fioletowo, natomiast sumy końcowe na czerwono. Jest to domyślne ustawienie dla tabel przestawnych.

 

Modyfikowanie ustawienia sum częściowych i sum końcowych

W NARZĘDZIA TABELI PRZESTAWNYCH >> Projektowanie >> Układ znajdziesz dwa przyciski dzięki którym możesz kontrolować sumy częściowe i sumy końcowe.

 

Sumy częściowe

Jeśli nie podoba Ci się domyślna pozycja sum częściowych, to możesz je przenieść na dół dla każdej grupy. Możesz je również usunąć jeśli nie chcesz były w ogóle były widoczne.

 

Sumy końcowe

Sumy końcowe są domyślnie wyświetlane zarówno w kolumnie, jak i w wierszu. Możesz jednak wyświetlić je tak, aby były widoczne tylko w wierszu, lub tylko w kolumnie. Możesz je również całkowicie usunąć z tabeli.

Filtrowanie Tabeli Przestawnej

Tabele przestawne to bardzo pomocne narzędzie. Jednak może się zdarzyć sytuacja w której będziesz chciał ograniczyć ilość wyświetlanych informacji. Z tabelami przestawnymi możesz to zrobić na kilka sposobów.

Użyjmy poniższego przykładu. Ukazuje on liczbę sprzedanych produktów przez różne osoby w latach 2013 i 2014.

 

Wybieranie elementów do wyświetlenia

Pierwsza metoda polega na kliknięciu czarnego trójkąta i odznaczeniu elementów których nie chcesz widzieć w tabeli.

 

Po wciśnięciu przycisku OK, Excel wyświetli tylko te elementy, które wybrałeś. Osoby, które sprzedają wyłącznie te produkty, które nie zostały zaznaczone w ogóle nie zostaną wyświetlone.

 

Tworzenie filtrów warunkowych

Jeśli posiadasz w swojej tabeli bardzo dużo informacji, możesz zechcieć stworzyć filtr warunkowy. Dzięki niemu Excel będzie wiedział, jakie dane wyświetlać.

Filtry warunkowe możemy podzielić na: filtry etykiet i filtry wartości.

 

Filtry Etykiet

Filtr etykiet ustawia regułę na nazwy, na przykład: Masło, Ser, Sok, Wieprzowina, itd.

 

Filtry Wartości

Filtry wartości jak sama  Na przykład: jeśli suma końcowa jest większa niż 1000, to ją wyświetl.